Eine automatische Kassensystem-Datensicherung mit den Bordmitteln von Windows 7 und Windows 8 realisieren

Haben Sie heute schon eine Datensicherung von Ihrem Kassensystem erstellt? Sie wissen im Moment gar nicht mehr wann Sie das letzte Mal eine Datensicherung erstellt haben? Dann haben Sie bisher wohl Glück gehabt und noch keinen fatalen Festplatten-Defekt mit Ihrem Kassensystem erlitten. Das ist natürlich gut so und wir wünschen niemanden, dass er sowas erleben muss. Aber nicht immer reicht unser Wunsch aus und Festplatten sind nicht für die Ewigkeit ausgelegt.

Umsatzdaten immer doppelt sichern!

Zwar erstellt die Gastronomie Kassensoftware Bistro-Cash automatisch beim Beenden des Programmes eine Datensicherung, aber dieses Backup liegt zum einen nur lokal auf der Festplatte im Kassensystem selber und zum anderen ist es halt nur eine Sicherung. Aber gerade wegen der wichtigen Umsatzdaten sollte man immer eine doppelte Datensicherung anstreben.

Wenn noch nicht geschehen, sollten Sie deshalb unbedingt über eine Datensicherungsstrategie mit einem zusätzlichen externen Datenträger nachdenken, um einen möglichen Datenverlust aktiv vorzubeugen. Und eine automatische Datensicherung ist unter Windows 7 und 8 ganz einfach eingerichtet. Sie benötigen dafür nur einen externen Datenträger wie einen USB-Stick (möglichst mit 16 GB Speicherkapazität oder mehr) oder besser gleich eine externe USB-Festplatte. Ob der USB-Stick von der Kapazität ausreichend ist, hängt etwas von der Datengröße Ihres Bistro-Cash Sicherungsordners ab. Dazu einfach mit der rechten Maustaste auf dem Sicherungsordner von Bistro-Cash die Eigenschaften überprüfen.

Batch-Datei für die automatische Datensicherung erstellen

Wenn der externe Datenspeicher zur Verfügung steht, dann können wir jetzt mit der Vorbereitung der Datensicherung fortfahren. Öffnen Sie als erstes den Editor von Windows.

Unter Windows 7 finden Sie diesen unter Start->Programme->Zubehör
Unter Windows 8 ist der beste Weg über die Suchfunktion.

Für unsere Batch-Datei nutzen wir das in Windows 7 und Windows 8 enthaltene Kopierprogramm ROBOCOPY. ROBOCOPY ist abwärtskompatibel zu XCOPY, bietet aber wesentlich mehr Möglichkeiten und kann größere Datenmengen verarbeiten als XCOPY. Wenn Sie den Editor gestartet haben, geben Sie bitte die folgende Zeile ein: robocopy C:\IT-Team-RheinMain\Bistro-Cash\Datensicherung\ E:\Bistro-Cash\Datensicherung\ /s

Den Laufwerksbuchstaben „E“ aus unserer Zeile, müssen Sie mit dem Laufwerksbuchstaben von Ihrem externen Datenträger ersetzen. Als nächstes speichern Sie die Datei zum Beispiel unter dem Namen BackupBC.bat ab. Ganz wichtig ist, dass auf jeden Fall die Endung .bat anstatt .txt der Bezeichnung angehängt wird, da ansonsten die Datei nicht ausführbar ist. An welchen Ort Sie die Batch-Datei auf Ihrem Kassensystem speichern, ist für eine erfolgreiche Datensicherung egal.

In diesem Beispiel habe wir der einfacher halber einen Ordner auf dem Desktop erstellt. Wenn Sie jetzt in den Ordner schauen den Sie zum Speichern der Datei ausgewählt haben, dann sollte das so oder so ähnlich auch bei Ihnen aussehen.

Für einen ersten Probelauf von Ihrer Datensicherung, können Sie diese Datei jetzt mit einem Doppelklick einfach mal starten. Nach dem Ausführen der Datei öffnet sich ein Fenster, wo – wenn alles zuvor richtig eingegeben wurde und das Datensicherungslaufwerk einsatzbereit ist – viele Datenzeilen durch das Fenster laufen. Dieser Vorgang kann je nach Datenmenge und Systemleistung Ihres Kassensystems einige Sekunden oder auch viele Minuten dauern. Wenn der Vorgang beendet ist, schließt sich das Fenster von alleine und fertig ist die erste Datensicherung.

Überprüfen Sie jetzt auf Ihrem externen Datenträger, ob auch wirklich alle Daten angekommen sind. Dazu einfach wieder die Eigenschaften des Datensicherungsordners mit der rechten Maustaste öffnen und mit den Daten von Ihrem Kassensystem vergleichen. Wichtig ist im Besonderen der Inhalt, also die Menge der Dateien und Verzeichnisse. Wenn die identisch sind, dann können wir jetzt diesen Job – also das ausführen dieser Batch-Datei – dem Windows-System übertragen.

Job im Windows Aufgabenplaner einrichten und automatisieren

Im Folgenden werden wir die Einrichtung der automatischen Datensicherung per Aufgabenplaner unter Windows 7 aufzeigen, unter Windows 8 funktioniert es aber recht ähnlich, nur das sie unter Windows 8 die Suche nicht über Start nutzen können. Wir gehen als nächstes auf Start und geben in der Suchzeile „Aufgaben planen“ ein. Nachdem der Aufgabenplaner gestartet wurde, erstellen wir jetzt eine neue Aufgabe.

• Wählen rechts unter Aktionen den Punkt „Einfach Aufgabe erstellen…“ aus
• Geben Sie ihrer Aufgabe jetzt einen Namen und eventuell eine Beschreibung
• Wählen Sie die gewünschte Intervalle Ihrer Datensicherung aus
• Den Punkt „Programm starten“ auswählen und auf weiter klicken
• Als nächstes wählen Sie Ihre selbsterstellte Batch-Datei aus
• Wenn die Zusammenfassung passt, dann „Fertig stellen“ anklicken

Fertig 🙂

Hier die einzelnen Schritte nochmal Bild für Bild

Es gilt jetzt immer nur drauf zu achten, dass Ihr externer Datenträger für die Datensicherung auch immer mit dem Kassensystem verbunden ist. Und klar, das Kassensystem muss auch eingeschaltet sein, damit die Aufgabe von Windows auch ausgeführt wird. Sie können in den Einstellungen vom Aufgabenplaner aber auch einstellen was geschehen soll, wenn zur eingestellten Ausführungszeit der Job nicht gestartet werden konnte, weil zum Beispiel das Kassensystem nicht eingeschaltet war.

Natürlich besteht auch die Möglichkeit, das man die Datensicherung auf ein Netzwerklaufwerk kopiert. Dafür gibt man am besten nur einen Ordner und nicht das gesamte Laufwerk im Netzwerk frei. Diesen Ordner verbindet man dann als festes Netzwerklaufwerk auf dem Kassensystem und kann diesen dann ebenso direkt über den Laufwerksbuchstaben ansprechen, wie ein per USB angeschlossenes externes Laufwerk. Besonderes bei einem Tablet-Kassensystem ist so eine Netzwerkdatensicherung eventuell praktischer, als die Lösung mit dem externen Datenträger.

Fazit

Man sieht, nur wenig Aufwand und ein paar Euros sind nötig, um eine praktische und automatische Datensicherung für die Kassensoftware Bistro-Cash zu realisieren. Und so eine Datensicherung ist praktisch unbezahlbar, denn im Falle eines Falles kann mit so einer Datensicherung ein Kassensystem sehr schnell wieder in Betrieb genommen werden. Zudem erspart man sich lange Diskussionen mit dem Finanzamt, denn diese sind nicht wirklich Happy, wenn man mühsam versucht zu erklären, warum eventuell einige Monate an Umsatzdaten fehlen.

Bei Fragen zur Datensicherung von Bistro-Cash Umsatzdaten stehen wir Ihnen sehr gerne per E-Mail oder per Kontaktformular zur Verfügung.