Fragen und Antworten zu Bistro-Cash und BC-Mobile

Nachfolgend haben wir für Sie die uns am häufigsten gestellten Fragen im Bezug auf unsere Gastronomie-Kassensoftware Bistro-Cash aufgelistet. Natürlich kann diese Liste niemals vollständig sein und wird daher auch von Zeit zu Zeit immer wieder von uns ergänzt. Sollte aber diese Liste Ihre Frage(n) nicht oder nicht zufriedenstellend beantworten, dann senden Sie uns bitte Ihre Frage(n) per E-Mail oder Kontaktformular zu. Wir werden uns dann so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Fragen…

…Antworten

Wie lautet das voreingestellte Passwort in Bistro-Cash?

Das vorinstallierte Passwort lautet: bistro

Was kostet eine Bistro-Cash bzw. BC-Mobile Lizenz?

Eine Bistro-Cash Softwarelizenz kostet 199,- Euro zuzüglich MwSt..
Die BC-Mobile Softwarelizenz für den PDA oder Smartphone kostet 250,- Euro zuzüglich MwSt.. Im Kaufpreis sind alle Updates für einen Zeitraum von 2 Jahren bereits enthalten, wenn die Lizenz über die Firma IT-Team RheinMain gekauft wurde.

Entspricht Bistro-Cash den Regeln der GoBD/GDPdU?

Nach unserer Auffassung entspricht die aktuelle Bistro-Cash-Version 4.x den Bestimmungen des Finanzamtes die ab 2017 gelten. Um das zu gewährleisten, erfüllt Bistro-Cash die folgenden Kriterien:

• Leistungsfähiges und sicheres Datenbanksystem (SQL-Datenbank)
• Alle Umsatzdaten können über die gesamte Laufzeit des Systems gespeichert werden
• Jederzeit Datenzugriff auf ältere Belege über das Auswertungs-Modul möglich
• Datenbereitstellung für Betriebsprüfer per Datumsauswahl im Format CSV und XML
• Alle Umsatzdaten werden in Bistro-Cash unverdichtet abgespeichert
• Erstellte Rechnungen können nicht Umsatzrelevant verändert werden
• Fortlaufende und unveränderbare Nummerierung aller Belege (Rechnungen, Tagesabschlüsse und Gutscheine)
• Zusätzliche Protokolle und Kontrollmechanismen zum Beispiel für Stornos
• Integrierte Verschlüsselung (BCMS) der Umsätze von Rechnungen und Tagesabschlüssen, inklusive integrierter Prüfungsmöglichkeit

Aber natürlich gibt es immer mal Situationen, wo einzelne Finanzämter bzw. deren Mitarbeiter Regeln anders interpretieren bzw. auslegen oder kurzfristig neue Regeln definiert werden, die dann erst mal in Bistro-Cash berücksichtigt werden müssen. Damit Bistro-Cash möglichst immer den gesetzlichen Anforderungen entspricht, wird unsere Kassensoftware in regelmäßigen Abständen aktualisiert.

Trotzdem der Hinweis: Alle unsere Informationen können keine rechtlich verbindliche Aussage darstellen, zu groß sind die Interpretationsspielräume. Deshalb ersetzen unsere Angaben nicht eine rechtliche Beratung durch Ihren Steuerberater oder das zuständige Finanzamt. Letzter Stand: Februar 2016.

Warum hat Bistro-Cash eigentlich keine GoBD/GDPdU Zertifizierung?

Weil es so eine Zertifizierung noch nicht wirklich gibt! Hier ein Auszug aus den FAQ des Bundesfinanzministeriums zum Thema GDPdU Zertifizierung.

Punkt 17. Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante DV-System von der Finanzverwaltung als „GDPdU-konform“ zertifizieren zu lassen?
Nein. Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst marktgängiger Buchhaltungs- und Archivierungssysteme lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. „Zertifikate“ Dritter entfalten gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung.
Im Übrigen hängt die Ordnungsmäßigkeit eines im Rechnungswesen eingesetzten Verfahrens letztlich von mehreren Kriterien ab (z. B. auch von der Richtigkeit und Vollständigkeit der eingegebenen Daten).

Nachzulesen hier.

Entspricht Bistro-Cash den Vorgaben der Finanzbehörden in Österreich ab 2017?

Nein. Die aktuellste Bistro-Cash Version nutzt zwar eine Signatur um Umsätze zu verschlüsseln, aber dies passiert intern im Kassenprogramm ohne externe Hardware und ohne einen speziellen Chip der den Verschlüsselungs-Code liefert. Deshalb ist nach unserer Ansicht Bistro-Cash nicht konform mit den aktuellen Vorgaben der Finanzbehörden in Österreich. Nach aktuellem Stand der Dinge, werden wir auch solange keine Anpassung an Bistro-Cash vornehmen, solange in Deutschland keine ähnliche Hardware-Verschlüsselung vorgeschrieben wird. Bedeutet auch: Es wird auch solange kein spezielles Bistro-Cash-Update für Österreich geben.

Für welches Betriebssystem ist Bistro-Cash geeignet?

Bistro-Cash funktioniert in der Version 4.0 unter Windows 2000, Windows XP, Windows 7 (32-Bit) und Windows 8 (32-Bit). Ab Version 4.1 wird auch Windows 10 unterstützt inklusive der 64-Bit Versionen von Windows 8 und Windows 10.

Funktioniert Bistro-Cash auch unter Windows 8 RT?

Nein, Bistro-Cash funktioniert nur unter der normalen und vollwertigen Windows 8 Version.

Kassensoftware Bistro-Cash und die Windows 8 Kompatibilität

(Das gilt nur bis Version 4.0) Da es je nach Konfiguration auf manchen Windows 8 Kassensystemen zu Meldungen wegen der eventuell nicht ausreichenden Kompatibilität kommen kann, haben wir dafür einen kleinen Beitrag geschrieben der sich mit diesem Thema beschäftigt und Ihnen die benötigten Antworten gibt. Aber Bistro-Cash Version 4.1 gibt es diesen Hinweis wegen der Kompatibilität bei der Installation unter Windows 8 / 10 nicht mehr.

Welche Bildschirmauflösung wird für den Vollbildmodus benötigt?

Bistro-Cash funktioniert in den Auflösungen 800×600, 1024×768, 1280×800 und 1366×768 im Vollbildmodus. Hat der Monitor eine noch höhere Bildschirmauflösung, dann läuft Bistro-Cash im Fenstermodus. Eine kleinere Bildschirmauflösung als 800×600 wird von Bistro-Cash nicht unterstützt!

Warum wird auf manchen Tablets die Programmmaske von Bistro-Cash abgeschnitten dargestellt?

In der Regel liegt das an der Einstellung der Anzeige von Windows 7, 8 oder 10. Auf einigen Tablets ist diese Anzeige ab Werk auf 125 % eingestellt. Dies kann man über den folgenden Pfad „Systemsteuerung\Darstellung und Anpassung\Anzeige“ aber mit einem Klick auf 100 % zurück ändern.

Für welches Betriebssystem ist BC-Mobile geeignet?

BC-Mobile funktioniert in der aktuellen Version 4.x nur unter Windows Mobile 6.x. Alle Windows Phone Varianten werden aktuell nicht unterstützt.

Kann ich Bistro-Cash auf einem Android-Tablet einsetzen?

Nein, Bistro-Cash ist aktuell nur unter Windows einsetzbar.

Muss ich auch am Tablet-PC den Lizenz-USB-Stick nutzen?

Nein, es gibt für die Bistro-Cash-Version 3.x eine alternative Lizenzierungsmöglichkeit, sodass der USB-Lizenz-Stick nicht mehr zwingend nötig ist. Am besten bei der Bestellung den Einsatzwunsch Tablet mit angeben. Ab Version 4 entfällt der USB-Dongle-Zwang gänzlich und Bistro-Cash wird per Freischaltcode lizenziert.

Ist Bistro-Cash auf jedem Windows-Tablet optimal nutzbar?

Im Prinzip ja, man muss nur darauf achten, dass für einen Vollbildmodus das Tablet eine Bildschirmauflösung von entweder 1366×786 oder aber 1280x 800 hat. Zudem sollte man beachten, dass die Bistro-Cash-Datenbank mindestens 2 GB auf dem Laufwerk C: benötigt.

Welche Bondrucker kann ich mit Bistro-Cash nutzen?

Bistro-Cash unterstützt jeden Bondrucker, der unter Windows mit einem Treiber installiert wird. Dabei ist es egal, ob der Bondrucker seriell, parallel oder per USB-Anschluss mit dem Kassensystem verbunden ist. Wir empfehlen allerdings immer Bondrucker von der Firma Epson oder Bondrucker die 100% Epson kompatibel sind einzusetzen, wie zum Beispiel Bondrucker von der Firma Samsung oder der Marke Metapace. Zu beachten gilt bei Bistro-Cash, dass der Ausdruck für 80er Bonrollen optimiert ist und auf kleineren Bonrollen das Ergebnis unter Umständen nicht mehr ganz so optimal aussieht.

Warum druckt ein neu installiertes Bistro-Cash keine Belege aus?

Wenn Bistro-Cash neu installiert worden ist, dann ist die Grundeinstellung für den Belegausdruck auf Bondrucker ausgelegt. In dieser Einstellung wird aber kein Beleg ausgedruckt, wenn der angeschlossene Drucker entweder kein Bondrucker ist oder der angeschlossene Bondrucker nicht kompatibel zur EPSON-Druckersprache ist. In den Einstellungen von Bistro-Cash kann man das Ausgabeformat entsprechend anpassen.

Wie viele PDAs unterstützt Bistro-Cash im gleichzeitigen Betrieb?

Grundsätzlich können bis zu 5 PDAs gleichzeitig mit einer Bistro-Cash-Basisstation betrieben werden. Allerdings hängt das ein wenig von der Leistungsfähigkeit der Kassenstation und des vorhandenen WLAN-Netzwerkes ab.

Benötige ich für jeden PDA eine eigene BC-Mobile-Lizenz?

Nein, Sie benötigen für den Betrieb eine Bistro-Cash-Lizenz für die Basisstation und eine BC-Mobile-Lizenz. Wenn Sie mehr als einen PDA einsetzen, reicht eine BC-Mobile-Lizenz aus, solange Sie die Lizenzen über uns direkt erworben haben. Wenn Sie ein Kassensystem über einen Händler mit vorinstalliertem Bistro-Cash gekauft haben, fragen Sie bitte bei diesem Händler nach, wie er das mit den Lizenzen handhabt und ob Sie dort eventuell mehr als eine BC-Mobile-Lizenz benötigen.

Benötige ich pro stationäre Bistro-Cash-Kassenstation eine eigene Lizenz?

Ja, im Unterschied zu BC-Mobile benötigen Sie bei Bistro-Cash pro Kassenstation eine eigene Lizenz. Das gilt auch, wenn Sie Bistro-Cash auf mehreren Kassenstationen im Netzwerk mit einer Datenbank im Einsatz haben. Eine Ausnahme liegt vor, wenn Sie auf der zusätzlichen Kassenstation keine Buchungen vornehmen, sondern nur administrativ tätig sind. In solch einem Fall genügt dann auch eine Lizenz.

Was sind die technischen Voraussetzungen für BC-Mobile?

Auf dem PDA oder dem Smartphone muss Windows Mobile 6.x installiert sein. Zudem muss das Handgerät eine Bildschirmauflösung von 240×320, 480×640 oder 480×800 unterstützen, damit BC-Mobile optimal angezeigt wird. Und natürlich ist eine WLAN-Schnittstelle unverzichtbar.

Ist die PDA-Kassenerweiterung auch über größere Distanzen nutzbar?

Ja aber jede WLAN-Lösung ist auch auf ein starkes und stabiles Funksignal angewiesen, da es ansonsten zu Pausen in der Verarbeitung kommen kann. Wer größere Strecken möglichst mit wenigen Funklöchern überbrücken möchte, sollte auf eine freie Sicht vom WLAN-Router und dem letzten möglichen Einsatzort des PDAs achten. Zudem kann es ein deutlicher Vorteil sein, wenn das Handgerät den N-Standard (IEEE 802.11n) für WLAN unterstützt, weil dieser einen deutlich höheren Datendurchsatz bietet als der ältere G-Standard. Der Socket Mobile SoMo655 unterstützt zum Beispiel diese schnelle Datenübertragung.

Ist Bistro-Cash für einen Lieferdienst optimal nutzbar?

In der aktuellen Version eher nicht. Zwar gibt es die Möglichkeit, auf einem Rechnungs-Bon eine Kundenadresse einzufügen, aber Bistro-Cash hat keine spezielle Kundendatenbank enthalten wo diese Kundenadressen gespeichert werden können. Lediglich bei den Stammgästen in Verbindung mit dem In-House-Betrieb ist eine dauerhafte Speicherung und der spätere Ausdruck der Adresse möglich.

Kann ich die Rechnungen nach dem Testbetrieb wieder zurücksetzen?

Ja, das geht. Über das Bistro-Cash-Kontrollsystem ist es jederzeit möglich, die Rechnungen und Tagesabschlüsse, die während des Testbetriebs erstellt wurden, wieder zurückzusetzen. Alle anderen Einstellungen bleiben bei einer Zurückstellung natürlich erhalten.

Wie aufwendig ist eine Datenübernahme auf ein anderes Kassensystem?

Gar nicht aufwendig, denn es wird nur die aktuellste Datensicherung der Bistro-Cash-Datenbank benötigt. Mit dieser einen Sicherungsdatei kann man innerhalb von wenigen Minuten den kompletten Ist-Zustand von einem Kassensystem auf ein anderes Kassensystem übertragen.

Habe ich mit Bistro-Cash laufende Kosten?

Nein, Bistro-Cash hat einen einmaligen Kaufpreis ohne Abo-Anhang. In den ersten beiden Jahren sind alle Updates inklusive und danach können Sie ein Update für 99,- Euro erwerben. Dies gilt dann, wenn Sie Bistro-Cash direkt über uns gekauft haben. Andere Händler haben eventuell andere Regeln, also im Zweifel bitte Ihren Händler fragen.

Speichert Bistro-Cash die Daten in einer Datenwolke (Cloud)?

Nein, Bistro-Cash speichert alle Ihre Daten nur lokal auf dem jeweiligen System und erstellt beim Beenden des Programms automatisch eine Datensicherung an einem einstellbaren Speicherort, zum Beispiel auf einem externen USB-Laufwerk. Mit Bistro-Cash landen Ihre Umsatzdaten also nicht irgendwo im Netz, sondern bleiben schön zu Hause!

Werden beim Update auch wirklich alle Daten übernommen?

Ja, das Update von Bistro-Cash passt immer nur die Datenbank und die dahinter liegende Struktur an. Dabei werden keine schon vorhandenen Daten gelöscht oder geändert. Aber man sollte aus reiner Gewohnheit immer für eine aktuelle Datensicherung sorgen, bevor man irgendein Update ausführt.

Kann ich Bistro-Cash auch nur mit der Maus bedienen?

Ja, das ist grundsätzlich möglich, auch wenn Bistro-Cash für die Touch-Bedienung optimiert ist und sich deshalb mit den Fingern sehr flüssig bedienen lässt. Spezielle Tastaturkürzel unterstützt Bistro-Cash allerdings nicht, da es für die Touch-Bedienung optimiert wurde.

Benötige ich für Bistro-Cash irgendwelche Serviceverträge?

Nein, das benötigen Sie nicht. Bistro-Cash ist so aufgebaut, dass viele Funktionen sich von selbst erklären und meist mit wenigen Klicks angepasst werden können. Einen Artikel einprogrammieren zu lassen, war gestern, in Bistro-Cash legen Sie einfach einen Artikel selber an, ohne dass Sie dafür einen Techniker beauftragen müssen. Auch Änderungen, wie zum Beispiel eine Anpassung der Mehrwertsteuer, erledigen Sie innerhalb von einer Minute selber.

Wie und wo kann ich eine Lizenz für Bistro-Cash kaufen?

Wenn Sie unsere kostenlose Testversion von Bistro-Cash ausgiebig ausprobiert haben, können Sie in unserem Kassensoftware-Shop eine oder auch mehrere Lizenzen für Bistro-Cash erwerben.

Ist es möglich in Bistro-Cash Rechnungen wieder zu öffnen?

Nein, eine einmal ausgestellte Rechnung darf inhaltlich nicht mehr geändert werden. Sprich, eine falsche Rechnung muss storniert und geändert neu ausgestellt werden. Allerdings ist es jederzeit möglich, die Zahlungsart und den Mitarbeiter auf einer erstellten Rechnung auch nachträglich zu ändern.

Kann ich die Bistro-Cash Testversion auch im Netzwerk ausprobieren?

Ja das ist möglich. Die Bistro-Cash Testversion hat keinerlei technische Einschränkungen – sie hat lediglich eine zeitliche Laufzeitbeschränkung von 33-Tagen – und man kann damit ohne Weiteres Bistro-Cash auch im Netzwerkbetrieb ausprobieren.

Muss ich unter Windows 8 / 10 auch eine Installations-CD erstellen?

Nein, wenn Sie die Bistro-Cash Testversion auf einem Windows 8 / 10 System installieren möchten, dann genügt es die ISO-Datei der Testversion auf das System zuladen. Danach die ISO-Datei einfach per Doppelklick öffnen/ausführen. Windows 8 / 10 entpackt die ISO-Datei automatisch und zeigt dann den Inhalt an. Dort einfach die Datei CD_Start ausführen und dann die Installation von Bistro-Cash aus dem CD-Menü ganz normal starten.

Wie oft kann ich eine Bistro-Cash Version 4.x freischalten lassen?

Innerhalb der ersten 2 Jahre kann eine Bistro-Cash Lizenznummer 2-mal kostenfrei freigeschaltet werden. Für jede weitere Freischaltung innerhalb dieses Zeitraums wir eine Servicepauschale in Höhe von 50,- Euro zzgl. MwSt. in Rechnung gestellt. Nach 2 Jahren benötigt man ein kostenpflichtiges Update um wieder 2 Freischaltungen zu erhalten. Alternativ kann man aber auch nur eine kostenpflichtige Freischaltung für eine Bistro-Cash Lizenz erwerben.

Wie lange dauert die Freischaltung einer Bistro-Cash Lizenz?

Von der Bestellung einer Bistro-Cash Lizenzversion in unserem Shop, über den Zahlungseingang auf unserem Konto, bis zur Versendung des Lizenz-Updates vergehen in der Regel 3-5 Tage. Nachdem Update auf Ihre personalisierte Lizenzversion läuft Bistro-Cash 20 Tage lang in einem Übergangsmodus. Während dieser Zeit können Sie in aller Ruhe die finale Freischaltung Ihrer Kassensoftware-Lizenz anfordern.

Ich habe mein Passwort für Bistro-Cash vergessen!?

Wenn das Masterpasswort in Bistro-Cash abhanden gekommen ist, dann gibt es den folgenden Weg, das ursprüngliche Passwort „bistro“ wiederherzustellen. Als erstes benötigen Sie ein spezielles Systempasswort. Wenn Ihre Lizenz nachdem Mai 2015 erworben wurde, finden Sie dieses Systempasswort direkt in Ihrer E-Mail mit dem Bistro-Cash Freischaltungscode. Bei älteren Lizenzen erhalten Sie das Systempasswort, wenn Sie uns per E-Mail unter Angabe Ihrer 8-stelligen Bistro-Cash Lizenznummer eine Nachricht zusenden.

Wenn dieses Passwort Ihnen zur Verfügung steht, dann in Bistro-Cash irgendein Fenster mit einer Passwortabfrage öffnen. In das Eingabefeld wo Sie normalerweise Ihr Passwort eingeben, einfach mit der Maus 5 x doppelt hineinklicken. Bei Tablets geht natürlich auch das 5 x doppelte tippen mit dem Finger in das Eingabefeld. Anschließend erhalten Sie – nach Eingabe des gültigen Systempasswortes – die Möglichkeit, alle Passwörter wieder auf „bistro“ zurückzusetzen.

Warum kann ich im Trainingsmodus keine Rechnungen drucken?

Das ist eine Maßnahme gegen die Möglichkeit das Mitarbeiter eventuell diese Funktion nutzen möchten um Umsätze verschwinden zu lassen. Aus diesem Grund können Belege im Trainingsmodus nicht ausgedruckt werden. Zudem wird das aktivieren/deaktivieren des Trainingsmodus in der Ereignisliste sichtbar registriert.

Wie kann ich die WLAN-Reichweite vergrößern?

Wenn Bistro-Cash auf einem Tablet oder BC-Mobile wegen eines zu schwachen WLAN-Signals nicht optimal bzw. schnell genug funktioniert, dann kann man die Reichweite seines WLAN-Netzwerkes mit einem Powerline-Adapter vergrößern. Wie das – zum Beispiel in Verbindung mit dem FRITZ!Powerline-Adapter – genau funktioniert, können Sie in diesem Beitrag nachlesen.

Wie kann ich manuell den Tagesspeicher auf null stellen?

Das ist nicht nötig in unserer Kassensoftware, da der Tagesspeicher in Bistro-Cash immer automatisch mit jedem Tagesabschluss auf null gestellt wird. Diese Info wird nicht zusätzlich auf dem Tagesabschluss angezeigt, weil in Bistro-Cash ein Tagesabschluss immer nur dann möglich ist, wenn alle Tische abgerechnet sind. Damit ist es in Bistro-Cash ausgeschlossen, das nach einem Tagesabschluss der Tagesspeicher nicht leer ist also auf null steht.

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