Gebrauchtes Kassensystem | Mobile Gastronomie Kassensysteme

Gerade, wenn man vor dem Start seines ersten eigenen Gastronomie-Betriebes steht, drückt meistens auch immer irgendwo der finanzielle Schuh. Nur selten stimmt die vorher erstelle Ausgaben-Kalkulation mit der Realität überein. Also muss am Ende die Sparbremse aktiviert werden. Und die Erfahrung zeigt, dass ein passendes Kassensystem fast immer die letzte Anschaffung ist, die für den Gastronomie-Betrieb getätigt wird. Ergo, steht meist nicht mehr das ursprünglich eingeplante Geld für das benötigte Kassensystem zur Verfügung.

Es gibt zwei Arten von gebrauchten Kassensystemen

Um Geld zu sparen, spricht natürlich nichts dagegen, gerade am Start einer neuen Gastronomie, wo man den Erfolg eher selten genau beziffern kann, ein gebrauchtes Kassensystem zum Beispiel über ebay zu erwerben. Allerdings muss man bei den angebotenen Kassensystemen zwischen zwei Varianten unterscheiden. Da sind zum einen die Kassen, die bei einer Geschäftsaufgabe oder -veränderung nicht mehr gebraucht und durch private Personen verkauft werden.

Zum anderen gibt es abgeschriebene Kassensysteme, die bei größeren Unternehmen durch neuere Kassensysteme ersetzt werden. Im letzteren Fall ist es meistens so, das Firmen – wie zum Beispiel die Firma POS-Ware – größere Bestände solcher Kassen erwerben. Diese Systeme werden dann aufwendig gereinigt und technisch generalüberholt. Je nach Anbieter wird dann noch ein passender Bondrucker dazu gestellt und mit einer dem Einsatz-Scenario passenden Kassensoftware das Paket vervollständigt.

Vor- und Nachteile eines gebrauchten Kassensystems

Klarer Vorteil ist, dass man im Vergleich zu einem neuen System die Ausgaben beim Kauf eines gebrauchten Kassensystems in der Regel um bis zu 50 Prozent reduzieren kann. Aber wo man sparen kann, lauern halt auch immer Fallen, auf die man vor dem Kauf der Kasse unbedingt achten sollte.

Kauft man ein Kassensystem nicht von einem Händler, muss man sich vor dem Kauf das Kassensystem wirklich ganz genau anschauen. Dabei genügt es nicht, nur das System einzuschalten und zu schauen, ob das Kassensystem auch startet. Besonders, wenn das System mit der bereits installierten Kassensoftware genutzt werden soll, sollte man das System auch auf jeden Fall richtig ausprobieren.

Also Kasse starten, ein paar Buchungen vornehmen, 2-3 Rechnungen erstellen und am Ende auch einen Tagesabschluss machen. Nur wenn das funktioniert und auch alle Belege auf dem Bondrucker richtig ausgedruckt werden, macht es Sinn, einen letzten wichtigen Punkt zu beachten.

Welche Version der Kassensoftware ist installiert?

Das sollte man möglichst im Vorfeld, aber spätestens bei einer Kassen-Besichtigung abklären. Ist zum Beispiel nur eine ältere Version der Kassensoftware installiert, dann können die Update-Kosten den günstigen Kaufpreis in die Höhe treiben. Bei der Kassensoftware Bistro-Cash sind zum Beispiel die Updates nur in den ersten beiden Jahren nach dem Kauf kostenlos und danach kostet ein Update 99,- Euro. Allerdings sind die Preise von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich und können auch deutlich höher sein.

Aber es kann auch passieren, dass neuere Versionen der Kassensoftware mit der Hardware oder dem Betriebssystem gar nicht mehr kompatibel sind. Das ist natürlich – im Hinblick auf zukünftig nötige Anpassungen fürs Finanzamt – eine sehr unschöne Situation. Besonders dann, wenn die verkaufte Version der Kassensoftware auch nicht GoBD-Konform ist und man somit umgehend ein Update benötigt. Hier sollte man sich per E-Mail vom Anbieter der Kassensoftware bestätigen lassen, dass das angebotene Kassensystem mit der aktuell verfügbaren Kassensoftware-Version kompatibel ist und die Software auch weiterentwickelt wird.

Ist der Kauf bei einem Kassen-Händler sicherer?

Im Prinzip schon, ein bisschen. Ein bisschen deshalb, weil Händler auch für gebrauchte Kassensysteme mindestens eine Gewährleistung von einem Jahr geben müssen. Aber man darf Gewährleistung natürlich nicht mit Garantie verwechseln. Gewährleistung greift nur dann, wenn der Fehler oder Defekt seit der Auslieferung des Systems besteht. Allerdings geben viele Händler eine Funktionsgarantie, die aber zeitlich sehr unterschiedlich ausfallen kann.

Manche geben 1 oder 2 Wochen und manche ein paar Monate bis zu einem Jahr Garantie. Das sollte man also unbedingt prüfen, bevor man beim vermeintlich günstigsten Angebot auf ebay zuschlägt. Bei manchen Anbietern gibt es auch die optionale Möglichkeit, die Garantie gegen einen geringen Aufpreis zu verlängern.

Wichtig ist auch zu beachten, dass die meisten Händler ausschließlich an Firmen verkaufen. Das bedeutet, dass man kein – wie im Privatkundengeschäft gesetzlich vorgeschriebenes – 14-tägiges Rückgaberecht hat, wenn einem das System nicht gefällt oder das Kassensystem nicht funktioniert.

Was gibt es beim gebrauchten Kassensystem noch zu beachten?

Wenn man ein gebrauchtes Kassensystem ohne Kassensoftware kauft bzw. die vorinstallierte nicht nutzen möchte, sollte man unbedingt die Systemleistung der angebotenen Kasse überprüfen. Denn abhängig vom gewünschten Betriebssystem und der letztlich eingesetzten Kassensoftware, kann es gerade bei älteren Systemen schon mal etwas knapp werden mit der Leistung.

Gerade, wenn ein aktuelles Windows Betriebssystem und eine aktuelle Kassensoftware genutzt werden soll, kann eine ältere Festplatte schnell mal zu klein sein. Nach der Installation aller Programme sollten immer noch mindestens 10 GB von der Festplatte frei sein. Aber genauso wichtig ist der Arbeitsspeicher, der für ein aktuelles Windows-Kassensystem mindestens 2 GB groß sein sollte.

Bei älteren Touch-Bildschirmen sollte man unbedingt die maximal mögliche Bildschirmauflösung beachten, denn einige Kassenprogramme haben mit kleineren Bildschirmauflösungen (zum Beispiel 800 x 600 oder 1024 x 768) so ihre Schwierigkeiten.

Das kann dann so weit gehen, dass Funktionen nur eingeschränkt nutzbar sind oder andere Funktionen aus Platzgründen gar nicht erst zur Verfügung stehen. Und wenn möglich, sollte man immer einen Touch-Monitor mit einer Glasoberfläche wählen, weil diese Oberfläche sich praktisch nie abnutzt.

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Auch sollte man beim eigenständigen Zusammenstellen eines gebrauchten Kassensystems die Finger von No-Name-Bondruckern lassen. Zum einen kann es passieren, dass es nicht für alle Windows-Betriebssysteme einen passenden Druckertreiber gibt. Zum anderen sind das meist Bondrucker, die eigentlich nur für den asiatischen oder amerikanischen Markt vorgesehen sind. Das bedeutet im dümmsten Fall, dass der Bondrucker keine Umlaute kann.

Kleine Checkliste für den Kauf eines gebrauchten Kassensystems

Bei privaten Verkäufern immer das System vor dem Kauf ausgiebig ausprobieren
Nur Kassensysteme kaufen mit einer aktuellen Version der Kassensoftware oder wo es für das Kassenprogramm auch ein aktuelles Update gibt was noch kompatibel ist mit dem Kassensystem
Unbedingt darauf achten, dass die aktuelle Version der Kassensoftware GoBD-Konform für das Finanzamt ist
Der Touch-Monitor muss mindestens eine Bildschirmauflösung von 1024 x 768 Bildpunkte haben und möglichst eine Glasoberfläche besitzen
Beim Kauf über einen Händler die Garantiezeit erfragen und schauen, ob eine optionale Garantieverlängerung möglich ist
Nur Kassensystem-Pakete kaufen wo ein namhafter Bondrucker wie zum Beispiel von Epson, Metapace oder Samsung dabei ist
Die Kassensystem-Hardware sollte genügend Reserven für zukünftige Updates bieten (Festplatte mindestens noch 10 GB frei nach Installation aller Programme und Arbeitsspeicher sollte mindestens 2GB groß sein)
Kein Kassensystem von einem Händler kaufen wenn dieser keine richtige Rechnung für den Kauf des Kassensystems erstellen kann oder will
Wenn ein Windows-Betriebssystem zum Lieferumfang gehört, dann schauen, ob auch die Microsoft-Lizenznummer als Aufkleber vorhanden ist

Fazit

Wer die Augen offen hält und sich im Klaren darüber ist, dass ein gebrauchtes Kassensystem in der Regel auch normale Abnutzungserscheinungen hat, kann beim Kauf schon einiges an Geld sparen. Wer den Kauf von einer unbekannten privaten Person gänzlich ohne Garantie scheut, kann auch beim Kauf von einem Kassen-Händler zum Beispiel auf ebay noch einiges an Geld sparen. Man sollte bei einem kompletten Kassensystem auch immer Wert darauf legen, dass alle Datenträger der verwendeten Programme und Treiber mitgeliefert werden.

Natürlich kann man auch ein paar Euros sparen, wenn man nur auf der Suche nach einem gebrauchten Bondrucker ist. Aber wie immer der Hinweis, immer nur namhafte Bondrucker wie zum Beispiel von Epson, Metapace oder Samsung neueren Datums (nicht älter als 5 Jahre) kaufen. Damit ist halbwegs gewährleistet, dass man auch für die gängigsten Betriebssysteme eine passende Treibersoftware bekommt. Deshalb unbedingt vor dem Kauf des Bondruckers prüfen, welche Treibersoftware vom Hersteller aktuell angeboten wird.